Recommendations on the implementation of portfolio management in the defense management system of the Ministry of Defense of Ukraine, the Armed Forces of Ukraine and other components of the defense forces of Ukraine

Портфельне управління є невід’ємною складовою проєктної діяльності та включає набір взаємопов’язаних організаційних процесів і методів, які дозволяють управляти проєктами, програмами проєктів та іншими заходами (далі – компонентами портфеля), спрямованими на реалізацію цілей оборонних програм в найбільш ефективний спосіб. Управління портфелем забезпечує послідовний підхід до управління компонентами портфеля, що дозволяє: узгодити витрати з цілями та результативними показниками виконання оборонних програм; оптимізувати використання ресурсів; максимізувати вигоди від залучених ресурсів; визначати та узгоджувати очікування заінтересованих сторін; забезпечувати прозорість реалізації компонентів портфеля та їхнього статусу. Управління портфелем є безперервний процес прийняття рішень, завдяки якому перелік компонентів портфеля підлягає періодичному перегляду для узгодження з цілями оборонних програм. Компоненти портфеля можуть бути змінені, прискорені, відкладені або припинені. Необхідність впровадження передового досвіду з портфельного управління в органи військово управління обумовлена необхідністю реформування системи оборонного менеджменту та наближенням її до євроатлантичних принципів і стандартів.

З цією метою з урахуванням особливостей оборонного сектору, військової стратегії та державного управління в рукописі обґрунтовано застосування комплексного підходу портфельного управління в Міністерстві оборони України, Збройних Силах України та інших складових силах оборони, який поєднує в собі стратегічний, системний, проєктний та процесно-орієнтований підходи, а також управління ризиками та фокус на результатах) та методи й інструменти впровадження портфельного управління (аналіз спроможності, матриця пріоритетності проєктів, матриця співвідношення цінності та складності, аналіз сценаріїв, ключові показники ефективності, відстеження вигід, інформаційна панель портфеля, збалансована система показників, “бульбашкова діаграма”, архів портфеля). Для розробки дієвих рекомендацій щодо впровадження портфельного в органи військового управління окреслено фактори, які можуть ускладнити цей процес (систематичне недофінансування оборонного сектору, дефіциту кваліфікованих кадрів, відсутність сучасних інформаційних систем, корупція, пострадянська корпоративна культура).

Крім того, запропоновано модель ППБВ (розроблення та використання у повсякденній діяльності у Міністерстві оборони України архітектури проєктного управління – ППБВ; архітектури оборонних програм на основі наявних організаційних структур та функціональних груп спроможностей; архітектури управління проєктами, програмами через портфелі за їх типами та функціями; архітектури планування та розроблення проєктів шляхом їх створення, розвитку і виконання, утилізації; архітектура спроможностей видів, родів військ, командувань). Надано рекомендації щодо впровадження портфельного управління з урахуванням запропонованої моделі ППБВ (розроблення нормативно-правової бази, організаційних та розпорядчих документів з портфельного управління; створення та реорганізація функцій управління портфелем проєктів; підвищення кваліфікації персоналу; організація забезпечення портфеля проєктів, програм та окремих проєктів необхідними ресурсами; розвиток лідерських якостей у керівників окремих проєктів, програм та портфеля проєктів; залучення та утримання кваліфікованих кадрів; створення та модернізація інфраструктури для портфельного управління; налагодження взаємосумісності в рамках управління портфелем проєктів).